FDP.Die Liberalen sucht für ihr Generalsekretariat in Bern eine/n Head of Operations

ab 1. Januar 2027 / nach Vereinbarung, 100%

Als «Head of Operations» verantwortest du die operativen Aufgaben in den Bereichen Führung, Finanzen, Personal, IT und Office Management der Partei FDP. Die Funktion gewährleistet verlässliche administrative Abläufe, unterstützt den Generalsekretär und entwickelt die organisatorischen Prozesse und Systeme weiter. Diese Rolle zeichnet sich durch eine umsichtige Führung, zeitgetreues Projektmanagement und eine hohe Sozialkompetenz aus. Als Mitglied des Leitungsteams bist Du ein wichtiger Impulsgeber innerhalb der FDP und arbeitest eng mit den anderen Bereichen zusammen. Du berichtest an den Generalsekretär.

Die Aufgaben teilen sich wie folgt auf:

Führung und Zusammenarbeit

• Führung von vier Mitarbeitenden (Leiter IT, Leiterin Backoffice&Events, Mitarbeitende Dienstleistungen Kantone) mit regelmässigen bilateralen Gesprächen, Teamsitzungen und Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Erstellung und Pflege einer Pendenzenübersicht für das Generalsekretariat.
• Regelmässiger Austausch mit dem Generalsekretär zu Finanzen, Personal und wichtigen Prozessen.

Finanzen und Personal

• Organisation und Sicherstellung des monatlichen Rechnungs- und Lohnlaufs.
• Kostenkontrolle und Sicherstellung fristgerechter Zahlungen.
• Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnung für die Kampagnen.
• Planung der Debitorenrechnungen und des Mahnwesens.
• Organisation des Prozesses und Erteilung der Aufträge für Spendenbestätigungen.
• Erstellung und Nachverfolgung von Finanzierungsanfragen.
• Verantwortung für das EFK-Reporting (Transparenz der Politikfinanzierung).
• Erstellung des Budgets zuhanden von GS, Präsidium und Parteipräsidentenkonferenz (PPK).
• Personalplanung einschliesslich Rekrutierung und Vertragserstellung.

IT und digitale Systeme

• Überwachung und Pflege des Softwareinventars.
• Ideengeber gemeinsam mit dem Produktmanager Tocco für die Weiterentwicklung der eingesetzten Systeme, insbesondere Webseite, Tools für den Wahlkampf und Kampagne.

Office Management und Backoffice

• Vertragsverhandlungen und Beschaffung insbesondere für IT, Postdienstleistungen, Technik für die Delegiertenversammlung und Drucker.
• Organisation der Infrastrukturversorgung in den Bereichen Energie, Abfall, Wasser und Raumpflege.
• Koordination und Kommunikation mit der Büroverwaltung.

Fundraising, «Freunde der FDP», Veranstaltungen

• Sicherstellung der Verbindung zwischen Präsident, Generalsekretariat und operativem Backoffice.
• Stakeholdermanagement im Bereich Fundraising.
• Operative Mitarbeit bei Veranstaltungen vor Ort sowie vielseitige Unterstützung.

 

Anforderungsprofil

Die folgenden Anforderungen sind aus den beschriebenen Aufgaben abgeleitet und dienen hier als Leitplanke:

• Führungserfahrung und Fähigkeit, ein kleines Team im operativen Alltag zu begleiten.
• Fundierte Kenntnisse in Finanzadministration, Budgetplanung und Personalprozessen.
• Verständnis für digitale Systeme sowie Erfahrung in der Koordination von Support, Testing und Weiterentwicklung.
• Proaktive Persönlichkeit mit Organisationsstärke, strukturierter Arbeitsweise und zuverlässiger Nachverfolgung von Pendenzen.
• Verhandlungsgeschick und klare Kommunikation mit internen Anspruchsgruppen und externen Dienstleistern.
• Verhandlungssicher auf Deutsch und Französisch für Rekrutierungen sowie Vertragsverhandlungen.
• Diskretion im Umgang mit Finanz-, Personal- und Spenderdaten sowie Verständnis für das Arbeitsumfeld einer politischen Partei.

 

Wir freuen uns auf Deine Unterlagen per E-Mail an puhan@fdp.ch 
Bei Fragen stehen der Generalsekretär Jonas Projer (projer@fdp.ch, 079 172 00 72) und die Stelleninhaberin Kathrin Puhan zur Verfügung (puhan@fdp.ch, 078 870 71 39).